Os problemas do agendamento
Todo profissional que trabalha com horarios marcados enfrenta o mesmo problema, como disponibilizar para seus clientes formas para:
- Encontrar horários disponíveis;
- Agendar um horário;
- Remarcar um horário;
- Cancelar um horário.
O ideal para o profissional seria não ter que dividir o seu tempo entre a prestação do serviço que ele oferece e o atendimento aos clientes para o agendamento, e nem ter que ficar disponível fora do seu horário de trabalho para possibilitar este agendamento.
A concorrência entre a prestação do serivço e o atendimento aos clientes não é um problema no início, pois a ocupação da agenda ainda é baixa e não ocorre uma sobrecarga do profissional nem dificuldade de agendamento por este motivo. Porém ninguem planeja continuar indefinidamente com agenda pouco utilizada não é mesmo? E isso em algum ponto vai se tornar um problema se a forma que você disponibiliza este agendamento depende de sua dedicação (agendamento por telefone ou por Whatsapp por exemplo).
A outra questão tem a ver com a disponibilidade do seu cliente para tentar realizar o agendamento com você, muito provavelmente seus clientes gostariam de poder realizar este agendamento à noite, nos finais de semana ou no horário de almoço, e hoje em dia, com todos já acostumados com as comodidades dos serviços oferecidos pela Internet, os clientes que não são absolutamente fieis a você vão preferir profissionais com maior facilidade para realizar o agendamento se estiverem com dificuldade para agendar com você.
Quais as soluções para estes problemas?
O ponto principal de todas as formas de solucionar estes problemas é diminuir a necessidade do seu envolvimento no processo de agendamento. Algumas opções são:
- Contrarar uma pessoa para cuidar da sua agenda;
- Se integrar a um espaço / grupo de profissionais que já tem uma solução para o agendamento;
- Contratar um serviço de agendamento;
- Ter um site próprio com serviço de agendamento.
Cada uma destas soluções apresenta suas vantagens e desvantagens, e cada profissional vai dar um peso diferente para cada um destes pontos.
Vamos falar um pouco sobre cada uma destas soluções:
Contratar uma pessoa para cuidar da sua agenda
Se você vai contratar alguém, muito provavelmente não será apenas para fazer uma única função, e este é um dos pontos fortes desta solução. Você terá alguém que, além de atender o telefone e responder um WhatsApp Business, nantendo sua agenda atualizada a partir destes dois canais de comunicação, vai provavelmente cuidar da recepção e pode exercer algumas outras funções administrativas, que você ou outra pessoa teria que realizar de qualquer forma.
Existem entretanto várias questões que você deve levar em conta ao considerar esta solução:
- Você vai precisar de mais espaço no seu local de atendimento para poder acomodar esta pessoa, o que pode significar um custo maior no aluguel do espaço;
- Existe o custo de se contratar uma pessoa, que é provavelmente mais alto do que o das demais opções, e tende a crescer com a quantidade de outras responsabilidades que você vai dar a esta pessoa, pois vai requerer alguém mais capacitado;
- O problema da facilidade para o cliente agendar com você no horário que ele quiser não fica resolvido, uma vez que esta pessoa irá trabalhar em um horário definido (provavelmente o horário comercial), e fora deste horário o agendamento não estará disponível;
- Você pode ter problemas de vários agendamentos no mesmo horário se seus cliente conseguirem marcar diretamente com você;
- Existe sempre o problema com faltas ou afastamentos da pessoa contratada que podem gerar muita complicação na sua rotina.
Participar de um espaço ou grupo de terapeutas
Esta pode ser uma solução bem interessante, caso você encontre um espaço ou grupo que atenda as suas necessidades, como localização, bom relacionamento com os demais menbros, concorrência interna e custos adequados por exemplo.
A grande vantagem aqui são os custos divididos entre os membros, sendo que o benefício que você terá para o seu processo de agendamento depende da solução adotada pelo espaço / grupo.
Já a desvantagem é a redução de sua liberdade para tomar decisões e fazer mudanças, que será reduzida caso as decisões sejam tomadas pelos membros e será praticamente nula se ouver um dono que apenas cobra pela utilização do espaço e dos serviços.
Contratar um serviço de agendamento
Aqui você já está resolvendo tanto o problema do seu envolvimento no processo de agendamento, como o problema de disponibilizar a possibilidade de realizar agendamento no horário conveniente para o seu cliente.
A principal vantagem aqui é que esta será provavelmente a solução mais em conta que você vai encontrar, e se você pesquisar agora na internet provavelmente vai achar facilmente alguns sites que oferecem este tipo de serviço, cada um a sua maneira.
O ponto que você mais deve considerar aqui é que vai ter que se adaptar a uma forma de funcionamento do agendamento que muito provavelmente não é exatamente como você gostaria que fosse, e terá muito pouca capacidade para influenciar uma alteração deste comportamento.
Outra questão é com relação aos dados dos seus cliente e dos agendamentos, que não estão sob seu domínio e sim do provedor do serviço.
Ter um site próprio com serviço de agendamento
Nesta opção você também está resolvendo os dois problemas do agendamento, como na contratação do serviço de agendameto, porém, confome o modo que você escolhe construir o seu próprio site, você ganha muita liberdade para definir a forma como seu processo de agendamento vai funcionar. Além disso, uma vez que você tem seu próprio site, você pode fazer coisas muito interessantes como:
- Receber pagamentos online e garantir que o pagamento tenha sido realizado antes de confirmar o agendamento, o que pode diminuir o número de pessoas que agendam e depois não comparecem;
- Ter seu próprio blog e publicar artigos como este que você está lendo, e depois fazer referência a eles nos posts que você faz para se promover nas redes sociais;
- Ter controle total sobre os dados dos seus cliente e agendamentos.
Claro que esta solução também tem seus aspectos que devem ser considerados antes de optar por ela:
- Construir um site é algo que envolve tempo e esforço se você for fazer sozinho, ou custa um valor consideravel se você for contratar alguém para fazer;
- Um site não é algo que você pode simplesmente construir, colocar no ar e deixar sem manutenção, é necessário que alguém fique monitorando e corrigindo possíveis problemas que aparecem;
Conclusão
Como você pode ver, existem varias formas de se solucionar os problemas do agendamento de clientes, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Pessoalmente eu acredito muito na solução do site próprio, pelas vantagens que esta solução traz, que podem ajudar muito a alavancar o seu negócio.
Caso você se interesse por um site próprio, eu tenho opções que liberam você dos custos iniciais da contrução do site e das preocupações com a manutenção.